Muito se fala sobre a produtividade nas corporações e formas milagrosas para alcançá-la. No entanto, você já pensou que a escolha de ferramentas é fundamental para melhorar a performance? Sem elas, os colaboradores levam muito mais tempo para completar as tarefas, além de fazê-lo com menor precisão. Desse modo, alguns recursos tecnológicos, aliados a um bom planejamento, sempre fazem a diferença.
Para gerir os processos jurídicos do departamento, nada melhor que automatizar algumas tarefas e otimizar a gestão do tempo! Hoje, vamos falar sobre 5 ferramentas para aumentar a produtividade na sua empresa. E então, vamos lá?
Google Drive
Nem precisa dizer que o Google Drive é uma baita ajuda no dia a dia dos colaboradores. A plataforma permite compartilhar e armazenar arquivos na nuvem, que a equipe inteira pode acessar a qualquer momento. Além disso, é uma plataforma intuitiva e fácil de ser utilizada, mesmo por quem ainda não controla bem a tecnologia.
Assim, seu time pode organizar todos os documentos em pastas, garantindo acesso restrito aos colaboradores da empresa. No dia a dia, o uso do Drive resulta em maior produtividade e assertividade, além de facilidade para encontrar os processos. O serviço é gratuito, mas é possível expandir os recursos, como o espaço para receber arquivos, por meio de uma assinatura mensal.
Timesheet
O timesheet é uma espécie de planilha, ou quadro de horários, utilizado para monitorar o tempo gasto em cada demanda. É um sistema para otimizar a gestão do fluxo de trabalho e medir a produtividade da equipe. Dessa maneira, torna-se possível analisar se os resultados condizem com o esforço aplicado nas tarefas. Com essa ferramenta, que pode ser manual ou virtual, o gestor também pode administrar com mais precisão os projetos do setor e acompanhar de perto os índices de produtividade de cada colaborador.
Trello
Em seu slogan, o Trello afirma que ajuda os times a avançar no trabalho. E isso não poderia estar mais certo, uma vez que a ferramenta dispõe de quadros colaborativos que funcionam de modo intuitivo. O gerenciamento de projetos é o ponto forte desse recurso, que consiste em um espaço repleto de notas – estilo “post-it” – onde os funcionários podem inserir suas atividades. É possível segmentar as demandas segundo o fluxo de trabalho, como por exemplo: “A fazer”, “Em andamento” e “Feito”. Criar uma conta no Trello é grátis.
Tomato Timer
Você já ouviu falar na técnica Pomodoro? O nome é diferente, mas é um recurso muito utilizado nas companhias que valorizam a alta produtividade! Basicamente, é uma ferramenta para motivar o colaborador a não se distrair durante a execução de um projeto.
O Tomato Timer é um dos aplicativos que oferecem essas técnicas, com a ajuda de um cronômetro.
Acionado o “play”, o advogado tem 25 minutos para focar no que precisa ser feito e, após um aviso de que o tempo acabou, vem o descanso de 5 minutos. É possível, ainda, personalizar o período, “folgando” o dobro do tempo. Bacana, né? O aplicativo também é muito intuitivo, sempre preocupado em notificar o usuário.
Runrun.it
Por fim, essa ferramenta ajuda a gerir o tempo utilizado em cada tarefa. Isso porque permite dividir as demandas e monitorar quem está responsável no momento. Sempre que iniciar um projeto, por exemplo, o advogado deve apertar o “play”, indicando que está empenhado nele. O recurso também permite criar um fluxo, quando o trabalho precisa ser feito por mais de uma pessoa.
Runrun.it é uma ferramenta personalizada, visando à maior eficiência no cotidiano jurídico. Com a ajuda do mecanismo, os gestores são capazes de precificar cada serviço e monitorar a produtividade dos colaboradores. Se uma tarefa que exige 2 horas está levando 5 para ser concluída, já é um indicativo de que há algo errado. Identificado o problema, é bem mais simples consertá-lo.
Conclusão
E então, viu só como essas ferramentas podem te ajudar a aumentar a produtividade da equipe? Com as técnicas certas, garantimos que o seu time de advogados poderá se sentir mais motivado a atingir metas e ultrapassar barreiras. Mas vale ressaltar que um ambiente de trabalho saudável, onde a quantidade de demandas é controlada e organizada, também faz a diferença. Assim, confira nosso blog para entender mais sobre o universo jurídico contemporâneo e outras maneiras de otimizar tarefas no setor.
