A necessidade crescente de otimizar a produtividade é um dos principais gargalos para a gestão de um setor jurídico. Demandas em excesso e o acúmulo de tarefas também se sobressaem na hora de controlar a eficácia dos procedimentos. Então, mais uma vez, a tecnologia age a favor do ser humano, à medida que oferece ferramentas para gestores jurídicos serem mais eficientes no dia a dia.
Quem nunca se pegou pensando que seria muito mais fácil ter um robô executando determinado serviço? Pois então! As ferramentas para a gestão de demandas dentro da advocacia são aliadas para isso. Afinal, a época de fazer tudo manualmente acabou há tempos, e é preciso estar em constante atualização.
Por isso, viemos falar sobre essas ferramentas, citando algumas das mais utilizadas. Para que, assim, você aprenda a explorar esse universo de possibilidades para um controle mais automatizado em seu departamento.
O que são essas ferramentas?
Ferramentas para a gestão do setor jurídico são mecanismos virtuais que possibilitam maior automatização e agilidade para cada demanda.
Em um departamento, é essencial manter a organização necessária para que ações processuais e diligências sejam tratadas com prioridade. Porém, a demanda costuma ser tão alta que o trabalho manual se mostra insuficiente, dando lugar às novas tecnologias originadas no Direito 4.0.
Mecanismos online para gestão de tempo trabalhado, por exemplo, são apenas algumas das funcionalidades oferecidas pelo mercado. A utilização de softwares jurídicos, que garantem o cumprimento de prazos e a simplificação das tarefas, também está em alta. Podendo, assim, ser muito benéfica para quem possui a necessidade da rapidez no cotidiano.
Ferramentas para gestores jurídicos serem mais eficientes
Confira, sem mais delongas, alguns tipos de ferramentas que podem te auxiliar na gestão do seu departamento jurídico para os mais diversos fins.
1. Ferramentas de pdf digitais
Nós sabemos que a possibilidade de assinar documentos de forma rápida e prática é essencial para o dia a dia dos gestores jurídicos. Por isso, há no mercado diversas maneiras pelas quais você pode assinar pdfs online, levando em conta o lançamento de aplicativos e ferramentas que podem ser utilizados de forma digital.
Para isso, você precisa apenas de um aparelho digital, como um computador ou celular. O Google Docs, HelloSign e Eversign são três das ferramentas que você pode utilizar, sobretudo através do desktop. Já para quem prefere o celular, além dessas opções há o Adobe Scan e o CamScanner, aplicativos voltados a esse mesmo fim.
Depois de assinado, o documento pode ser armazenado ou enviado para outro local. Um facilitador e tanto, não é mesmo? Por isto, estas são consideradas boas ferramentas para gestores jurídicos.
Algumas vantagens desse tipo de ferramenta são:
- aumento da produtividade da equipe
- maior economia de tempo
- automação e otimização das demandas
- maior organização para o setor
- entre outros
2. Reuniões com a equipe
Possuir um espaço digital destinado a eventuais reuniões e alinhamentos processuais é fundamental para o cotidiano. Se você quer ser um gestor jurídico mais eficiente, investir na implementação de uma ferramenta com essa finalidade dentro do sistema de organização da sua equipe é uma ótima opção.
Nem sempre será possível que todos os advogados atendam às reuniões presenciais, como é o caso do que estamos vivendo hoje com o home office. E é aqui que esse tipo de controle se faz ainda mais necessário, sendo o Zoom Meetings, Slack e Skype apenas algumas das ferramentas disponíveis para que esse contato à distância se faça possível.
3. Emissão de propostas comerciais
Ter a possibilidade de emitir propostas comerciais de onde você estiver parece bastante promissor, não é mesmo? Com a ferramenta adequada, você faz isso e muito mais! Os tempos em que o advogado precisava montar contratos e propostas de forma manual ficaram para trás; hoje, isso pode ser feito da forma mais rápida possível.
Com o QuoteRoller ou o Proposify, por exemplo, você e a sua equipe podem escolher entre os vários modelos de propostas profissionais prontos para envio, com a possibilidade de personalizá-los, se preciso. Essas ferramentas podem até mesmo possuir integração com vários aplicativos já existentes no mercado, como software CRM, de assinatura digital, armazenamento em nuvem, etc.
As vantagens desse tipo de investimento vão além da praticidade; podem te ajudar a economizar tempo e direcioná-lo à maior eficiência da sua gestão. Uma vez que, obviamente, você poderá direcionar atenção ao que realmente importa.
4. Armazenamento digital
Manter um espaço em nuvem para o armazenamento de documentos, processos e dados é extremamente importante. Com esse método de organização, afinal, torna-se muito mais fácil garantir que não haverá a perda ou alteração equivocada das informações. O que, por sua vez, torna tudo mais seguro e prático.
Além disso, todos os colaboradores podem compartilhar os mesmos documentos e acessá-los de onde estiverem, com o auxílio de um aparelho como celular ou desktop.
Talvez, a ferramenta mais utilizada para esse fim seja o Google Docs, que muita gente já conhece e experimentou. Com esse sistema, você poderá ganhar tempo e evitar desentendimentos ou erros no cotidiano do seu setor jurídico, o que é muito importante.
5. Auxiliar financeiro
A gestão financeira de questões processuais dentro da sua empresa pode se tornar um gargalo se não bem administrada. Assim, é essencial manter o controle e pensar em maneiras para a otimização do cotidiano envolvendo o dinheiro.
Por isso, esse tipo de ferramenta para gestores jurídicos é uma boa opção se você deseja melhorar esse setor e obter auxílio. Os principais benefícios de um mecanismo que te ajude nessa tarefa são a possibilidade de automatizar e otimizar tarefas, como o controle de honorários e despesas. Além disso, a organização do fluxo de entrada e saída de dinheiro. O MyFinance é uma das ferramentas mais utilizadas para esse fim.
6. Softwares jurídicos
Você, com certeza, já ouviu falar sobre softwares jurídicos dentro da advocacia. O Direito 4.0 chegou para ficar, trazendo novas possibilidades e inovações para a exerção dessa profissão, vista até então como inflexível.
Nesse sentido, a implementação de um software jurídico serve para otimizar as suas demandas, agilizar processos e atuar de forma tecnológica na resolução de conflitos dentro da sua gestão. A maioria dos advogados já utiliza esse método para lidar com o cotidiano advocatício, garantindo também o cumprimento de prazos e uma melhor organização no dia a dia de trabalho.
Alguns dos principais softwares jurídicos para a gestão na advocacia são: CPJ-Preâmbulo, Legal One, Astrea, DataJuri e e-Xyon. Basta analisar qual se encaixa mais nas suas necessidades!
Concluindo
Agora que você já conhece algumas das ferramentas para gestores jurídicos serem mais eficientes, chegou a hora de implementá-las de fato ao seu cotidiano. A fim de garantir os melhores resultados para a sua organização, é preciso investir em mecanismos que auxiliem na sua gestão, da forma mais automatizada possível.
Assim, não deixe de pesquisar bem para fazer a decisão correta. E, se estiver precisando do auxílio de um escritório terceirizado, nós podemos te ajudar. O Faria e Silva Advocacia está no mercado para prover as melhores soluções às suas demandas, de forma segura e profissional.
Para saber mais, navegue pelo nosso site e não deixe de entrar em contato. Até a próxima!
