Como aplicar a Gestão Ágil em departamentos jurídicos

Aplicar a gestão ágil em departamentos jurídicos é algo que muitos profissionais do Direito buscam hoje. Essa implementação parte da premissa de uma maior liberdade e menor hierarquização dos processos de trabalho. 

Você, talvez, já tenha ouvido falar desse método de gerenciamento de empresas, sobretudo as que investem bastante em tecnologia. Mas, você sabe como incorporar a gestão ágil também no seu departamento jurídico? Pode parecer difícil, ainda mais com o entendimento que muitas pessoas possuem em relação aos velhos moldes do Direito. 

Mas, saiba que é possível sim gerar esse tipo de oportunidade dentro do seu setor. Para entender mais sobre o que é a gestão ágil e como utilizá-la com a sua equipe, leia nosso conteúdo e tire todas as suas dúvidas!

O que é a Gestão Ágil?

A gestão ágil nas empresas hoje em dia representa uma descentralização da tomada de decisões dentro da organização para que todos possam participar ativamente. Assim, é um conjunto de técnicas e metodologias que dá mais fluidez aos processos de trabalho, propondo um ambiente mais livre. 

Muitas empresas de tecnologia, como já apontamos acima, buscam pela inovação por meio desse método de lidar com as demandas. O projeto neste tipo de empresa é dividido em partes menores, chamadas de iteração ou sprint. Essas partes menores são compostas por tarefas de prazo estipulado previamente, tendo duração média de 2 a 4 semanas cada.

Assim, após o cumprimento de suas responsabilidades dentro do projeto, o colaborador e sua equipe avaliam os resultados do que foi realizado. Para, depois disso, reavaliarem as prioridades de suas metodologias, planejando também o que for necessário para resolver quaisquer desvios.

Objetivos da aplicação da Gestão Ágil

Aplicar a gestão ágil tem como principal objetivo a desconstrução do processo tradicional de trabalho. Ou seja, o método convencional em que o chefe dá ordens e os empregados simplesmente fazem o serviço. 

Por meio desta estrutura, as empresas que a implementam em seu cotidiano buscam, sobretudo, quebrar a estrutura rígida e hierárquica de trabalho que faz parte do dia a dia da maioria dos trabalhadores. É importante ressaltar que essa ideia surgiu principalmente a partir de startups, que possuem essa premissa como um objetivo bem claro para o funcionamento de suas organizações.

Este modelo horizontal de lidar com a necessidade de tocar os projetos é então uma ótima aposta para quem deseja dar mais liberdade de atuação aos seus funcionários. O que, no fim das contas, pode ser bastante benéfico também para a empresa. No tópico abaixo, te contamos o porquê.

Quais as vantagens de aplicar a Gestão Ágil?

Como já dissemos, a liberdade de atuação e tomada de decisões não é exclusiva do gestor neste tipo de empreendimento. Por meio da organização dos projetos em partes menores, que são encaminhadas pelo próprio profissional responsável, as atividades também se tornam bem mais dinâmicas.

Vamos começar com uma das maiores vantagens: o aumento da produtividade. Todos sabemos que manter um bom nível de produtividade é um dos objetivos principais de qualquer organização. Afinal, sem essa virtude, os projetos não são bem encaminhados e podem não gerar os melhores resultados. 

Porém, como o profissional tem a liberdade para “fazer as coisas do seu jeito”, isso pode servir como um estímulo e tanto para haja maior empenho. Além disso, não é necessário consultar o superior constantemente, o que também diminui o tempo de trabalho em cada tarefa. 

Outro benefício é o engajamento entre as equipes, que se torna ainda maior. Uma vez que vários funcionário estão envolvidos em um mesmo projeto, porém em diferentes tarefas, a comunicação é uma qualidade que não pode faltar. 

Assim, o surgimento de insights e opiniões diversas é essencial, o que contribui também para impulsionar a qualidade do resultado final. Sem contar, obviamente, com o aumento do senso de responsabilidade que precisa ser adquirido pelos envolvidos no projeto.

A Gestão Ágil em departamentos jurídicos

Já te explicamos como funciona a gestão ágil nas empresas que mais utilizam essa modalidade, que são basicamente as tecnológicas. Mas será que é possível implementá-la também dentro dos departamentos jurídicos?

A resposta é sim! Muitos setores já estão aderindo a essas mudanças, então é interessante saber como fazer isso também dentro do seu departamento. Antes de mais nada, saiba que a comunicação e o fornecimento de feedbacks constantes são essenciais nesse processo, tanto para a melhoria do trabalho quanto para o incentivo dos colaboradores. Vamos lá!

O planejamento estratégico na metodologia da gestão ágil é algo desenvolvido a longo prazo. Dentro dele, há duas etapas menores que precisam ser seguidas: o plano tático (médio prazo) e o plano operacional (curto prazo). Essas últimas possuem tempo de execução menores, sendo extremamente importantes para a fluidez do procedimento.

Na advocacia, isso é muito semelhante. Um projeto é segmentado em etapas menores, cujos responsáveis são incumbidos com determinadas metas e objetivos para cada etapa. Assim, cada profissional assume um papel dentro da execução do projeto.

Como fazer isso na prática?

Para conseguir, de fato, implementar a gestão ágil, é necessário seguir alguns critérios de avaliação. Confira abaixo!

Reuniões diárias

Também chamadas de daily scrum meeting, as reuniões diárias são essenciais para que o método ágil dê certo no seu departamento. Pode parecer pouco convencional, mas o ideal é que essas reuniões sejam feitas com todos os envolvidos de pé. Além disso, não devem durar mais do que 10 minutos, uma vez que a gestão do tempo é importantíssima. 

Esses encontros rápidos têm como principal objetivo informar os outros indivíduos da equipe sobre o que foi feito em cada etapa do projeto, incluindo o que está dando certo ou errado. Também é importante falar sobre prazos e discutir sobre possíveis melhorias. Assim, todos estarão a par do que acontece, havendo uma maior integração da equipe em termos gerais e também um aumento considerável da produtividade.

Reuniões semanais voltadas ao planejamento

Informar sobre prazos e como as demandas estão sendo conduzidas não é suficiente para a gestão ágil em departamentos jurídicos. Para que sua gestão seja um sucesso, é preciso também conduzir reuniões de planejamento semanais, a curto prazo. Mas como elas funcionam?

Além de identificar o que ainda está sendo produzido, é preciso conhecer o que já foi finalizado e o que está gerando maiores dificuldades. O objetivo principal dessa tarefa semanal é integrar o acompanhamento mais aprofundado de cada tarefa, visando à coletividade. Nesse tipo de reunião, a transparência deve ser a mesma da existente nas reuniões diárias. A diferença é que, aqui, é possível ter uma visão mais ampla e organizada da execução de tais tarefas.

OKRs (Objectives and Key Results) 

Os OKRs, ou Objetivos e Resultados-Chave, são métricas que foram difundidas pelo Google, embora já existissem antes. Seu principal objetivo é atuar no acompanhamento das metas da equipe. 

É preciso que o trabalho seja bastante mensurável e dinâmico, e que cada etapa esteja definida de forma clara. Assim, estabelecer indicadores de desempenho é essencial, sobretudo se eles forem quantitativos.

Observar o número de processos finalizados, o feedback da diretoria e a redução de custos, por exemplo, pode ser uma ótima maneira de fazer isso. Resumindo, os OKRs devem estar sempre alinhados às necessidades do seu departamento e no que mais precisa ser melhorado com essas novas estratégias.

Conclusão

Agora que você já conferiu todas as características da gestão ágil em departamentos jurídicos, é hora de considerar implementar esse método de atuação dentro do seu setor! Além de aumentar a produtividade do seu time, a integração dos profissionais pode ser muito benéfica, à medida que é possível estabelecer padrões e promover melhorias à condução dos processos.

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