Em meio à situação socioeconômica do Brasil e do mundo hoje, muitos negócios enfrentam desafios diários na busca pela manutenção de seus serviços e, sobretudo, a manutenção da performance de seus colaboradores. Nesse contexto, lidar com a necessidade de adaptar a gestão de equipe pode ser um dos principais obstáculos para um gerente jurídico e demais cargos de liderança. Hoje, falaremos sobre home office para advogados, um tema que está em alta, mas que adaptamos para você.
A fim de aprender a controlar as situações que podem surgir no trabalho remoto, é preciso contar com um planejamento durante todo esse processo. Logo, há diversas estratégias que devem ser incumbidas ao gestor e que podem facilitar a manutenção do nível de produtividade da equipe em meio a esse período de incertezas dentro da advocacia.
Com a suspensão de prazos de processos e a turbulência causada por este momento no país, é papel do gestor guiar os profissionais pelo caminho mais produtivo e humanizado possível. Então, confira abaixo um pouco sobre o home office para advogados em prol, além do bem-estar dos colaboradores, do bom funcionamento do seu setor.
O que é Home Office
O home office é definido também por “trabalho remoto”. Isto é, uma maneira de prestar serviços à empresa à distância, sendo a residência do colaborador o local mais recorrente. Em muitas empresas, o trabalho remoto é adotado há algum tempo, existindo a construção de regulamentações para com os serviços prestados.
Em contrapartida, em meio à pandemia do Coronavírus, o home office tem se mostrado a melhor opção para conter os focos de contágio do vírus. Assim, as recomendações de mandar a equipe para casa durante esse período são cada vez mais frequentes. Porém, o gestor pode se deparar com muitos desafios na busca pelo engajamento de cada colaborador. Nesse sentido, o objetivo inicial da gestão no home office para advogados é evitar uma queda brusca na produtividade e das condições de trabalho so seu time.
Mantenha a equipe engajada
Conseguir manter a equipe engajada, com cada um dos colaboradores em sua própria residência, pode ser a tarefa mais desafiadora nesse processo. Antes de mais nada, é preciso lembrar que as pessoas lidam com seus próprios problemas e, recorrentemente, com os contratempos do dia a dia. Logo, o papel do gestor se inicia na compreensão de que, fora do escritório, a vida pessoal de seu advogado pode interferir também na profissional.
Diante disso, na tentativa de amenizar as consequências dessa realidade, é necessário que o gestor demonstre sua própria produtividade. Ao impor sua posição e mostrar empenho na organização da equipe, é muito mais provável que seu time perceba que essa situação temporária não deve mudar as metas e objetivos da empresa. E, assim, virá o surgimento da vontade da superação de seus próprios parâmetros.
É importante motivar a equipe periodicamente, por meio de elogios à execução do trabalho e a conquistas alcançadas. Ao mesmo tempo, é necessário manter os pés no chão e considerar que, invariavelmente, haverá dias ruins em que a produtividade do time pode cair.
Deixe claro quais são as prioridades neste momento
Ser transparente com a sua equipe é um dos principais passos para controlar melhor as implicações do período de home office. É essencial deixar claro que, embora possa haver a suspensão de alguns prazos, os objetivos continuam os mesmos, ainda que com mais desafios. Por outro lado, procure demonstrar a liderança de modo que a perspectiva da instabilidade não chegue a assustar ou causar pânico.
Partindo desse princípio, seja sincero e aponte sem delongas quais são os reais desafios que vocês enfrentarão juntos. Defina, para cada setor, quais são as prioridades e as demandas que precisam de maior atenção. Com essa interação, além de tentar tocar os projetos com normalidade, você estará impulsionando os advogados a interagirem entre si, dando ideias, sugestões e insights sobre os pontos mais importantes a serem trabalhados.
Defina processos de trabalho – e seja flexível
É um fato que ninguém estava esperando pela situação em que vivemos hoje. E, de antemão, a necessidade de se ajustar a uma realidade que não era recorrente antes. Por esse motivo, é imprescindível que a compreensão e a flexibilidade façam parte da sua rotina, até que haja condições para a normalização do trabalho presencial do departamento.
Definir os processos de trabalho, assim como designar funções a cada colaborador, é uma etapa do planejamento que não pode ser ignorada. Entretanto, como já apontamos, é necessário considerar que o trabalho remoto pode impactar negativamente a qualidade do serviço do seu pessoal. Emergências, a necessidade de cuidar dos filhos e a desmotivação de um cotidiano parado são apenas alguns dos contratempos que podem contribuir para isso. Seu papel nesse sentido é orientar e mostrar que, mesmo em face a uma nova realidade, é necessário buscar ao máximo a produtividade de antes.
Como gestor, sua função é motivar; mas, também, entender por que algumas metas não foram cumpridas com tanto afinco em determinada semana do mês. Ou, ainda, as dificuldades que uma pessoa em particular pode apresentar no início da adaptação. Com isso, cabe entender os obstáculos e a dores de cada indivíduo da equipe e utilizar estratégias que tentem amenizar a frequência desse tipo de acontecimento.
Olhe para outras métricas além do prazo
Ainda que sob condições normais de trabalho, muitos líderes tendem a dirigir o seu foco aos prazos dos processos jurídicos. Porém, é preciso destacar que outras métricas também funcionam como indicadores de desempenho para mensurar a atividade dentro seu escritório ou departamento.
Além de olhar para aquelas que dizem respeito ao cumprimento de prazos, é imprescindível prestar atenção a outros fatores para a manutenção do seu setor a longo prazo. Confira abaixo alguns deles:
1. Tempo investido
Acompanhar métricas relacionadas ao tempo investido em cada processo, relatório ou contrato é uma das funções mais importantes para um gestor jurídico. São muitas as obrigações a serem cumpridas e demandas a serem entregues; é necessário, assim, obter uma média de precificação do esforço investido e uma avaliação da produtividade e entrega pessoal de cada profissional.
2. Retorno atribuído ao advogado
Como gestor, você precisa atribuir aos gastos internos e externos uma média de precificação periódica. É preciso considerar o orçamento de cada advogado e a sua taxa de produtividade, a fim de analisar o retorno financeiro e qualitativo do advogado ao escritório.
3. Orçamento e despesas
A fim de prever obstáculos financeiros durante o período de home office, é necessário fazer um planejamento em relação às despesas da empresa. Essa ação deve ser embasada, sobretudo, na necessidade de refletir sobre o futuro e se o jurídico está realmente provendo economia para a empresa, a fim de lidar com a parte financeira da organização.
Analise as áreas que apresentam mais causas ganhas, por exemplo. Assim, o controle será algo bem mais simples e fácil de ser realizado.
Tenha ferramentas para gerir sua equipe
O controle em relação às tarefas cumpridas e prazos a serem atingidos internamente precisa existir diariamente durante o home office para advogados. Afinal, a desmotivação para realizar os serviços exigidos é uma das maiores preocupações neste momento, não é mesmo?
Diante disso, o manuseio de ferramentas que controlem as atividades de cada pessoa é outra coisa que se enquadra no papel do gestor. Agora é a hora em que tudo precisa ser feito visando à manutenção da qualidade do trabalho da equipe.
Há diversas ferramentas online que possuem como objetivo dividir as tarefas de cada pessoa e a estimativa do tempo de execução, por exemplo Runrun.it e Trello. Com esses mecanismos, você tem controle sobre o esforço direcionado a cada cliente e a cada processo. Basta um pouco de paciência para pesquisar aquelas que se enquadram ao seu negócio e à sua realidade.
Tarefas
A manutenção de relatórios e o envio de e-mails periodicamente pode ser um grande auxílio para o seu controle no cotidiano da empresa, bem como das tarefas realizadas. Também é interessante possibilitar o envio de feedbacks em relação às dificuldades encontradas e sugestões para a melhoria das condições de trabalho ou ferramentas utilizadas. Mandar bilhetes diariamente, a fim de repassar pontos alinhados anteriormente, pode ser uma boa opção para manter os ânimos e o foco por mais tempo. Uma boa ferramenta que oferece esse serviço é o Trello.
É importante, entretanto, não pressionar o seu time de advogados com o envio massivo de perguntas relacionadas ao desempenho, além de cobranças excessivas no dia a dia. A pressão é existente, uma vez que as adaptações são constantes e repentinas. Por isso, é essencial mais uma vez saber ponderar o que é dito e exigido. Proporcionar um ambiente de desenvolvimento saudável é um dos principais passos para uma boa gestão e, ademais, bons resultados.
Salas virtuais
A criação de salas virtuais é uma boa ideia para manter a comunicação fluida durante o período do home office. Uma reunião diária entre líderes e colaboradores é de extrema importância, e pode ajudar a evitar falhas no entendimento de discursos escritos.
Existem hoje diversas plataformas excelentes para esse fim, tais como o Hangouts, Zoom, Skype e Slack. Além de reunir o time para esclarecimentos e fornecer um espaço para eventuais dúvidas, essa é uma grande oportunidade para a interação. Em meio a um período de isolamento que pode significar solidão para muitos dos seus colaboradores, ouvir a voz de pessoas próximas e participar de conversas saudáveis pode fazer muito bem para o emocional.
O líder precisa estar bem
Para gerir pessoas, é necessário estar bem consigo mesmo. Por esse motivo, a saúde psicológica do gestor é a primeira coisa que precisa ser valorizada para o início da sua liderança.
Enfrentar um declínio no orçamento em decorrência de baixas em contratos, por exemplo, pode te levar a considerar a sua situação atual como irreversível. Entretanto, lembre-se de que todo o ocorrido um dia cessará, ainda que não saibamos quando exatamente. Enquanto isso, é preciso que você internalize bons sentimentos e saiba guiar sua equipe mesmo em meio a certas dificuldades.
Covid-19
O Covid-19 acometeu o mundo no final de 2019, tendo seu percurso se iniciado na região de Wuhan, na China. Após se alastrar pela maioria dos países, o vírus também chegou ao Brasil. Por conta disso, muitas medidas de prevenção estão sendo tomadas, na tentativa de diminuir a velocidade do contágio; uma delas é a necessidade de isolamento social, que levou ao home office.
Logo, proteger a sua própria saúde e a dos seus colaboradores se faz necessário, e é uma das coisas mais importantes no momento. O home office para advogados, tal como o trabalho remoto destinado às outras áreas, é uma opção coerente e segura para que o vírus seja contido.
Assim, oriente a sua equipe da melhor maneira possível e aposte em um planejamento adequado para a manutenção de todas as demandas durante esse período. A adaptação é necessária em diversas situações da vida de um gestor, então direcione seus esforços à qualidade do serviço e da orientação aos seus advogados.
Esperamos que você aproveite este conteúdo sobre o home office para advogados. Qualquer dúvida, deixe para nós aqui nos comentários!
