O workflow é um processo automatizado que reúne informações e etapas da execução de um projeto. Com ele, é possível visualizar quem está encarregado de uma tarefa, seja individual ou em grupo, otimizando a interação e os resultados de processos jurídicos.
Advogados sempre precisaram lidar com prazos, despesas e gerenciamento de processos. Mas, com a rotina atolada de demandas prioritárias, lidar com a organização do departamento jurídico pode se tornar um desafio. Por esse motivo, o workflow já é incorporado a muitas empresas que desejam automatizar processos, otimizando a performance interna do setor.
Várias dúvidas podem surgir com essa constatação. Afinal, como funciona e como utilizar um workflow para melhorar resultados no departamento jurídico? Neste post, vamos esclarecer algumas coisas relativas a esse assunto, então continue a leitura para descobrir!
O que é Workflow?
O workflow, ou fluxo de trabalho, é uma tática muito utilizada por advogados, escritórios de advocacia e departamentos para organizar o cotidiano jurídico. Trata-se de um processo automatizado que agrupa todas as informações de uma demanda com as etapas de execução planejadas. Esse tipo de organização permite até mesmo visualizar todas as pessoas envolvidas no projeto, seja ele individual ou em equipe.
Dessa maneira, o workflow documenta cada atividade de modo a identificar onde cada processo está parado, as decisões que foram tomadas por cada responsável, entre outros fatores. Isso possibilita que exista um aperfeiçoamento constante no controle dos processos, delimitando as atividades e organizando cada etapa do projeto.
A importância do workflow para o departamento jurídico
Com um fluxo de trabalho devidamente documentado e organizado, tudo fica menos burocrático. A produtividade é uma das principais consequências positivas, e o controle da gestão de processos é otimizado diariamente. Mas, por que devo enxergar o workflow como algo imprescindível para o meu setor jurídico?
Bom, sabemos que a advocacia se baseia em uma sequência de atos, constituindo um procedimento. Desse modo, é necessário acompanhar cada demanda com uma visão estratégica, pensando no cumprimento de prazos e na geração de resultados positivos. A capacidade de visualizar o fluxo de trabalho de cada pessoa dentro de uma demanda já é algo muito importante nesse sentido.
Agora, imagine que esse acompanhamento também ajuda o gestor a minimizar riscos futuros, se apoiando na tecnologia para tal. Muito mais segurança e tranquilidade para direcionar seus esforços a outras prioridades, certo?
Para clarear o seu entendimento, vamos listar alguns dos principais benefícios do workflow para o seu jurídico.
As principais vantagens do Workflow para o departamento jurídico
O workflow documentado e bem estruturado tem duas dimensões principais: a horizontal, que inclui a sequência cronológica e os requisitos da atividade; e a vertical, com as medidas de controle e monitoramento. Com esse método de organização automatizado, que é embasado na Inteligência Artificial, surgem algumas vantagens. Confira:
Automatização dos fluxos de trabalho
Contar com softwares tecnológicos e com a inteligência artificial para lidar com processos jurídicos é aposta garantida. Com isso, podemos acompanhar cada demanda de forma organizada e automatizada, garantindo a segurança da informação e resultados otimizados.
Maior controle na execução dos processos legais
O workflow delimita e organiza o fluxo de trabalho diariamente. Assim, cada pessoa sabe o que precisa fazer, minimizando o teor burocrático e facilitando a comunicação interpessoal. Nesse sentido, um controle maior sobre os processos garante o cumprimento de prazos e diminui riscos de erros que podem prejudicar a empresa.
Menos tempo gasto em tarefas repetitivas
Utilizando o workflow, com mecanismos que garantam a segurança dos procedimentos, é possível que o gestor foque no que realmente importa. Já pensou ter que controlar passo a passo de uma demanda de forma manual? Isso ficou no passado, e um fluxo de trabalho bem estruturado tem papel fundamental nessa conquista.
Redução de custos na empresa
Quando acompanhamos de perto uma tarefa, sabendo exatamente quem a está executando e de que modo, é mais fácil identificar possíveis gargalos. Assim, trabalhar nos problemas encontrados significa economizar recursos e garantir a redução de custos no departamento.
Aumento da produtividade diária
Fazer mais em menos tempo é a definição de uma boa produtividade, você sabia? O workflow impacta o departamento jurídico de forma positiva, já que evidencia erros que precisam de conserto e economiza o tempo gasto em atividades cansativas. Desse modo, o seu colaborador pode melhorar a performance da empresa diariamente, alcançando resultados excelentes a longo prazo.
Capacidade de detectar dados relevantes
Como é possível monitorar de perto as informações de cada processo jurídico, também é possível identificar dados que se repetem. Além disso, o gestor pode avaliar o andamento de processos específicos, observar se o tratamento que recebem é adequado e criar métricas para análise posterior. Assim, captar o que precisa de melhorias e o que pode favorecer o departamento é muito mais simples, tornando-se algo cotidiano que impulsiona novos olhares dentro do setor.
É fato que no departamento jurídico o workflow funciona de modo um pouco diferente que em escritórios comuns. Mas, da mesma forma, é possível controlar prazos, audiências e compromissos com eficácia a fim de melhorar a tomada de decisões.
Por fim: como a tecnologia está presente nos workflows jurídicos?
Muitos sistemas no mercado já oferecem diversos recursos para um workflow jurídico de sucesso. Apoiando-se na inteligência computacional, existe até mesmo a possibilidade de personalizar painéis de desempenho, acompanhar métricas e gerar relatórios de produtividade do colaborador!
Com essa automatização, o advogado tem maior autonomia para lidar com as demandas, recebendo suas atividades em listas de tarefas organizadas. Alguns mecanismos também contam com um sistema de notificações para processos em atraso, evitando que prazos sejam extrapolados.
Todas essas facilidades agregam cada vez mais valor aos fluxos de trabalho dentro do departamento jurídico. É possível então integrar o trabalho realizado por cada pessoa, melhorando a comunicação e gerando resultados positivos em cada processo, já que raramente consegue ser resolvido por apenas um colaborador.
Já pensou em conseguir controlar tudo que é feito diariamente sem dores de cabeça e contando com um sistema tecnológico de confiança? Talvez seja a hora de pensar em uma gestão da produção jurídica por meio de fluxos, implementando o workflow no mindset da sua equipe!
Esperamos que este conteúdo tenha te auxiliado para entender o que é workflow e como ele é benéfico ao exercício do Direito. Agora, basta avaliar suas opções e começar a reformular o modo como você enxerga a sua administração. Confira também 4 dicas para economizar tempo no departamento jurídico para otimizar cada vez mais a sua gestão.
