A gestão de tempo na advocacia é um gargalo para muito profissionais. Querendo ou não, lidar com a grande quantidade de demandas diárias é desafiador, pois o cumprimento de prazos, orientação dos advogados e questões processuais são de responsabilidade do gestor.
Assim, muitos gestores jurídicos podem perder o controle da situação ao final do dia, quando uma tarefa começa a ser emendada na outra e a produtividade atinge níveis inferiores. O que, por consequência, acaba prejudicando o desempenho do departamento como um todo.
Para evitar que isso se torne rotina, trouxemos hoje algumas dicas sobre como administrar a gestão de tempo na advocacia do seu setor jurídico.
Não deixe que o tempo se torne um inimigo da sua estratégia! Acompanhe.
1) Saiba delegar tarefas
Esse é o primeiro passo para que o seu departamento consiga otimizar o tempo disponível da melhor forma possível. Exercer uma liderança plena e bem direcionada pode ser a chave inicial para lidar com a gestão de tempo na advocacia. Isso porque, ao depender da sua orientação, o colaborador consegue enxergar com maior clareza o que deve ser feito, além do tempo que precisa ser investido.
Se o gestor não conhece as capacidades de cada advogado em sua equipe, não há como delegar tarefas da melhor maneira possível. Logo, essa má administração pode acabar atrasando o cumprimento de prazos. Então, antes de mais nada, saiba segmentar as demandas diárias e organize-se para que o relógio não se vire contra você.
2) Investir em organização é essencial
Aliada ao item anterior, essa dica deve ser seguida sempre que possível dentro do cotidiano jurídico.
Já existem diversas ferramentas gratuitas no mercado que atuam a favor da organização de uma empresa. Então, por que não inseri-las no contexto organizacional do departamento? Até mesmo simples agendas virtuais podem fazer a diferença para separar as demandas, e saber exatamente quando será o vencimento dos prazos.
Uma dica para melhorar a eficácia do seu planejamento é reunir todos os documentos em um mesmo lugar, preferencialmente na nuvem, para que o colaborador recorra sempre que precisar e sem perder tempo. Basta separar um tempinho para se organizar de forma simples e eficaz. Você vai ver como o dia correrá com mais fluidez e menos obstáculos!
3) Quais são as prioridades agora?
Ainda falando sobre organização, é imprescindível ter conhecimento prévio sobre o que deve ser tratado como prioridade. Você pode segmentar os períodos em dias, semanas ou meses, como for melhor para a sua própria administração.
Manter em mente as demandas de maior prioridade é importante sobretudo para guiar a equipe e lidar com processos administrativos. Por isso, estipule metas junto aos seus advogados e procure estar sempre um passo a frente na gestão de tempo.
Não deixe nada para última hora e busque instaurar essa cultura organizacional como um novo mindset em meio ao time. Dessa forma, você não apenas estará poupando tempo, mas também diminuindo estresses desnecessários na realização das tarefas.
4) Pare de insistir em soluções manuais
Insistir em soluções manuais diante de todas as inovações que o Direito já conquistou é um atraso, tanto para o setor quanto para a qualidade do trabalho. Não há mais a necessidade de lidar com toneladas de papel diariamente, nem ter de administrar os processos por meio de tabelas primitivas. Então, por que é tão difícil desapegar desses hábitos que interferem na gestão de tempo na advocacia?
Hoje, grande parte das empresas já conta com o auxílio de softwares jurídicos para otimizar o tempo gasto em certas demandas. Bem como para organizar litígios, atos processuais e até mesmo os dados de cada colaborador. Nós do Faria e Silva, contamos hoje com a credibilidade e estrutura da Thomson Reauters através do sistema LegalOne, mas o mercado está cheio de novas tecnologias e possibilidades, inclusive gratuitas, a cada minuto. Chegou a hora de evoluir!
5) Ferramentas de gestão de tempo são aliadas!
Além das ferramentas de armazenamento de dados, as que ajudam a controlar o tempo gasto em cada tarefa são muito bem-vindas. A fim de regular e administrar a gestão de tempo de forma eficaz e que não atrase o dia a dia do advogado, é preciso antes de mais nada deixar clara a importância desse gerenciamento à equipe.
Além de saber quanto tempo certa demanda tomou, o gestor tem uma visualização mais ampla a respeito do que está pendente e quais etapas devem ser tratadas com prioridade.
6) Escritórios de advocacia terceirizados
Sabemos que as demandas diárias podem atingir um nível de dedicação excessivo, que pode sobrecarregar o seu time de advogados. Além disso, o papel do gestor torna-se mais complexo, uma vez que é preciso lidar com muitas questões extras ao mesmo tempo.
Sendo recorrente, esse tipo de situação pede auxílio externo. Afinal, a produtividade e qualidade do trabalho podem cair substancialmente, comprometendo resultados.
Nesse sentido, os escritórios de advocacia terceirizados atuam como alternativa, assumindo o excesso de demandas e até mesmo oferecendo o trabalho de advogados correspondentes. Que, por sua vez, permitem à empresa economizar dinheiro de transporte e estadia.
Aqui no Faria e Silva, nosso principal intuito é desafogar o seu setor jurídico, trazendo maior tranquilidade administrativa às demandas do seu departamento. Que tal considerar esse caminho como a solução dos seus problemas? Em outro texto, nós abordamos a importância da terceirização em tempos de crise, venha conferir!
Conclusão
Saber como controlar a gestão de tempo na advocacia é essencial para um bom funcionamento do setor jurídico. Dessa maneira, procure sempre inovar nos métodos da sua administração e apoie-se na tecnologia como uma aliada. Além disso, não deixe de considerar a parceria de um escritório terceirizado.
Aqui, falamos mais sobre a terceirização do jurídico e como aumentar a produtividade! Aproveite a leitura e continue acompanhando nosso blog.
